سكرتير

حول الدور
كأمين سر في شركة كيان دايموند للعقارات، ستلعب دورًا حيويًا في دعم فريق الإدارة التنفيذية. ستشمل مسؤولياتك إدارة المراسلات، وتنظيم المواعيد والاجتماعات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، بالإضافة إلى الحفاظ على الملفات ومتابعة المهام اليومية. ستساهم في ضمان سير العمليات التجارية بسلاسة وكفاءة من خلال التنسيق بين الأقسام الداخلية والتواصل مع الكيانات الخارجية مع الالتزام بالسرية التامة والدقة في أداء المهام.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة أجندة المدير التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات.
• إعداد وصياغة المراسلات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل احترافي.
• الحفاظ على تنظيم الملفات والمستندات لتسهيل الوصول إليها.
• متابعة وتنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عن الإدارة العليا.
• التنسيق بين الأقسام المختلفة والأطراف الخارجية لدعم سير العمل.
• ترحيب بالضيوف المميزين للمدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيم وإدارة وقت قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office وتقنيات المكتب.
• القدرة على إعداد وصياغة المراسلات بشكل احترافي.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
• السرية، الاحترافية، والدقة في إتمام المهام.

انضم إلى فريق تصميم إثراء!
تأسست شركة إثراء للتصميم في عام 2010، وهي شركة رائدة في مجال التصميم الداخلي في المملكة العربية السعودية، معروفة بإدارة المشاريع الاستثنائية وتصاميمها المبتكرة. نحن نسعى حاليًا إلى تعيين سكرتير إداري مDedicated ومدقق للمساعدة في عملياتنا في جدة.

نظرة عامة على الدور:
بصفتك سكرتير إداري، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان الإدارة الفعالة لمكتبنا، ومساعدتنا في مختلف المهام وتقديم الدعم الشامل لفريقنا.

المسؤوليات الرئيسية:

• توفير الدعم الإداري والتشغيلي اليومي للمكتب.
• إدارة الجداول الزمنية، الاجتماعات، زيارات المواقع، وترتيبات السفر.
• صياغة ومراجعة المراسلات، التقارير، والمستندات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية.
• تنظيم وأرشفة العقود، الفواتير، وملفات المشاريع.
• التنسيق مع البائعين، المزودين، والشركاء الخارجيين.
• المساعدة في قسم الموارد البشرية في نشر الوظائف، جدولة المقابلات، وسجلات الموظفين.
• الدعم في إعداد ملفات تعريف الشركة، العروض، وتقديم المشاريع.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية وضمان سير العمل المكتبي بسلاسة.

المؤهلات:

• مهارات كتابية ممتازة وخبرة في المساعدة الإدارية.
• خبرة سابقة كسكرتير إداري، يفضل في شركات التصميم أو العمارة.
• قدرات تنظيمية متعددة المهام قوية.
• مهارات تواصل رائعة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• القدرة على إدارة الوقت بكفاءة وتقديم خدمة عملاء ممتازة.

كيفية التقديم:
تُشجع المرشحين المهتمين على التقديم عبر لينكد إن أو إرسال سيرتهم الذاتية إلى عنوان البريد الإلكتروني الوظيفي المقدم.

سكرتير تنفيذي