موظف استقبال

ساعات العمل 8 ساعات في اليوم 5 ايام في الاسبوع

• التأكد من التعامل مع الزوار والمكالمات بطريقة ترحيبية ولطيفة ومهنية، مع محاولة توقع احتياجاتهم قدر الإمكان.

• اتباع إجراءات الأمن الخاصة بتسجيل الزوار والضيوف، وإدارة سجل الزوار في ملف Excel.

• إدارة وتوجيه الزوار الذين يصلون إلى المكتب، خصوصًا المسؤولين الحكوميين والعملاء والموردين والضيوف الآخرين، بما في ذلك جمع المعلومات اللازمة حول سبب زيارتهم وإبلاغ الشخص المعني بذلك.

• امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أي شكاوى من العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومحترمة، وتحويلها إلى الشخص المختص عند الحاجة.

• التعامل مع بطاقات الزوار، والاحتفاظ بالسجلات المكتوبة للزوار، وإصدار بطاقات زوار مؤقتة، والتأكد من إعادتها بعد الزيارة؛ إضافةً إلى التحكم في جميع أبواب الدخول والتواصل مع شركة الأمن في حالة حدوث أي مشكلة.

• إدارة الطلبات اليومية الواردة من الموظفين في الموقع.

• تسجيل ومتابعة وتحديث طلبات المساعدة الخاصة بأعطال المعدات والتحسينات المطلوبة، مع تحديث الحالة عند الضرورة.

• إدارة وإصدار البطاقات الدائمة والمؤقتة، وتفعيلها وتوزيعها.

• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في الاستقبال وتحديثه بانتظام وفقًا لإجراءات CBRE، مع الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والإبلاغ عن أي مخاطر، وحضور تدريبات CBRE.

• استقبال جميع الشحنات البريدية والاحتفاظ بسجل لجميع الشحنات المستلمة.

• ضمان الالتزام بإجراءات الأمن والطوارئ الخاصة بالعملاء في جميع الأوقات، والمشاركة الفعالة في إخلاء المبنى وفقًا لإجراءات التحكم في الحوادث.

• متابعة سجلات الحضور والغياب وتحديث القائمة بانتظام.

• التعاون مع الزملاء لمشاركة التقارير والمعلومات اليومية بطريقة بنّاءة.

• استقبال

• يجب أن يكون لديك خبرة كافية في المجال
• إمكانية المباشرة الفورية أو بمدة بسيطة

• تحية الزوار، وتحديد سبب زيارتهم، وتوجيههم إلى الشخص أو الخدمة المناسبة.
• التعاون مع مدير العمليات لتخطيط وتنظيم ودعم والإشراف على أنشطة مكتب الأعمال.
• مراقبة سير العمل من حيث جودة الخدمة في غياب مدير العمليات.
• معالجة الحسابات المستحقة والمدفوعة، وضمان التحصيل في الوقت المناسب.
• مساعدة منسق الجدولة والحضور في الحفاظ على جداول العمل وتتبع حضور الموظفين.
• الالتزام بالسياسات والإجراءات المعمول بها بشأن ضمان الجودة والسلامة.
• الحفاظ على السجلات وإعداد التقارير لمدير العمليات حسب الحاجة، مع ضمان السرية.
• التعامل مع استفسارات الفواتير من السكان أو العائلات وإعداد الودائع البنكية.
• أداء جميع الواجبات الأخرى كما هو مطلوب.